Records Management | Western Cape Government
Records Management | Western Cape Government
 |
| ที่มา: https://permis.westerncape.gov.za/permisp/permis.login |
แผนงานจัดการเอกสาร หรือ Records Management Program: RMP คืออะไร
แผนงานจัดการเอกสาร หรือ Records Management Program: RMP คือ แผนงาน (Programme) หรือหน่วย (Unit) ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว นั่นเองค่ะ
 |
| ที่มา: https://www.scanningandindexing.com/company-needs-effective-records-management-policy/ |
หน้าที่ของ แผนงานจัดการเอกสาร หรือ Records Management Program: RMP ทำอะไรบ้าง
หน้าที่ของ RMP ตาม ISO15489 ระบุ คือ ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ สร้าง เผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติ ให้การบริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร ออกแบบระบบเฉพาะสำหรับจัดการเอกสาร นำระบบลงสู่การปฏิบัติ บริหารระบบบูรณาการการจัดการเอกสารลงสู่ระบบธุรกิจและในกระบวนการต่างๆ (แนวทางปฏิบัติการจัดการเอกสาร, ม.ป.ป.)
เป็นอย่างไรกันบ้างคะสำหรับข้อมูลเบื้องต้นในการทำความรู้จักกัน RMP การจัดการเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ จำเป็นที่จะต้องพึ่งพาแผนงานนี้เป็นอย่างมาก เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาเรามาทำความรู้จักกับ Records Management Program | Western Cape Government กันดีกว่าค่ะ
Records Management Program | Western Cape Government คือใคร
Western Cape Government หรือ รัฐบาลเวสเทิร์นเคป ตั้งอยู่ในประเทศ South Africa หรือประเทศแอฟริกาใต้ พวกเขาทำหน้าที่สร้างกฎหมาย และนำมาให้บริการแก่ประชาชนที่อาศัยอยู่ในเวสเทิร์นเคป พวกเขายังมีหน้าที่เก็บข้อมูลและติดตามการทำงานของรัฐบาลอย่างไกลชิด เพื่อให้แน่ใจว่าประชาชนสามารถเข้าถึงสิ่งอำนวยความสะดวกและได้ข้อมูลที่ต้องการทราบอย่างถูกต้อง
 |
| ที่มา: https://medium.com/@SecurusRecords_3147/top-5-reasons-why-record-management-is-important-for-ca-industry-f228b80621bd |
บุคลากรที่ทำหน้าที่ RMP ของรัฐบาลเวิสเทิร์นเคปที่แอฟริกาใต้ มีแนวทางการทำงานกันอย่างไร
การทำงานถูกจัดการอย่างเป็นระบบ โดยมี 4 ขั้นตอนดังนี้
1. ระบบการจำแนกเอกสาร
เพื่อการอนุมัติเอกสารเกี่ยวกับแผนการนโยบายและคู่มือที่ใช้ในการลงทะเบียนของหน่วยงานภาครัฐเข้าไปยังไฟล์ที่จะต้องจัดเก็บเอกสาร
2. การประเมินเอกสาร
ระบบจะจำแนกเอกสารของหน่วยงานภาครัฐทั้งหมดและเอาไปประเมินว่าสามารถจัดการตีพิมพ์เพื่อขออนุมัติการถ่ายโอนของเอกสาร ว่าเป็นเอกสารที่มีคุณค่า หรือเป็นเอกสารที่ต้องทำลายทิ้ง
3. การตรวจสอบจัดการเอกสาร
การตรวจสอบเอกสารจะดำเนินการในหน่วยงานของรัฐเพื่อสำรวจเอกสารและระบบเอกสาร และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการอธิบายได้และมีความโปร่งใส
4. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เพื่อทำการอนุมัติและการตรวจสอบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ในหน่วยงานของรัฐ
 |
| ที่มา: https://www.waspltd.africa/blog/migrating-to-a-new-content-management-system-what-documents-should-you-keep |
จุดเด่นความน่าสนใจของแผนงานนี้คืออะไร
การทำงานอย่างเป็นระบบทำให้การตรวจสอบ จำแนก และนำเอกสารไปจัดการในรูปแบบต่าง ๆ ทำให้แผนงานนี้มีความละเอียดอ่อนในตัวของงานเอง ทั้งยังสามารถบริการให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลได้อย่างทั่วถึง
ทั้งนี้บุคลากรทุกคนในหน่วยงานยังต้องได้รับการฝึกอบรบในการเป็นคนจัดการการเอกสารและการเป็นเจ้าหน้าที่สำนักทะเทียน เพื่อเป็นการเพื่อศักยภาพให้กับบุคลากร นี่เป็นอีกหนึ่งสวัสดิการของภาครัฐที่มีให้กับบุคลากร
นี่ก็เป็นอีกหนึ่งตัวอย่างการทำงานที่เราได้นำเสนอ Records Management at Western Cape Government in South Africa หรือ แผนการจัดการเอกสารที่รัฐบาลเวสเทิร์นเคป แอฟริกาใต้ มีหน้าคืออะไรและทำหน้าที่อะไร ต้องทำอะไรบ้าง จากบทความนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าท่านผู้อ่านทุกคนน่าจะได้รู้จักและเข้าใจแผนการทำงานนี้มากขึ้น
สำหรับวันนี้ขอจบการเขียนบล็อกในเรื่องราวนี้ไว้เพียงเท่านี้นะคะ และหวังว่าเราจะได้กลับมาพบกันผ่านตัวอักษรอีกครั้งนะคะ สวัสดีค่ะ
อ้างอิง
วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). การจัดการเอกสาร Records Management. ขอนแก่น: สาขาวิชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.
Records Management | Western Cape Government, South Africa สืบค้นเมื่อ 31 มกราคม 2564, จาก https://www.westerncape.gov.za/service/records-management
ได้รับความรู้เกี่ยวกับด้านนี้เพิ่มขึ้นเยอะเลยค่ะ แถมได้เรียนรู้การทำงานของมหาลัยด้วย
ตอบลบน่าสนใจมากค่ะ บุคลากรได้รับการอบรมจากรัฐด้วย เขาให้ความสำคัญกับแผนงานนี้มากเลยนะคะ
ตอบลบประชาชนเข้าบริการได้อย่างทั่วถึง สุดยอดจริง ๆ ค่ะ
ตอบลบว้าวประเทศที่เจริญแล้วนี่มีแต่เรื่องน่าอิจฉาจริงๆนะคะ รัฐบาลให้ควาสำคัญกับประชาชนจริงๆค่ะ
ตอบลบ